Defensie is een unieke werkgever, vooral door de bijzondere aard van het werk. Dat merken kandidaten vaak al tijdens het sollicitatieproces. Werken aan vrede en veiligheid vraagt om zorgvuldigheid. En die zorgvuldigheid betekent: een selectieprocedure die langer is dan kandidaten gewend zijn. Reden voor Deborah Rozendaal, Coördinerend Recruiter bij Vliegbasis Woensdrecht, om de candidate journey goed onder de loep te nemen en verbeterpunten te ontdekken. Niet om het proces te versnellen, wél om kandidaten betrokken en enthousiast te houden. Thirza Ephraïm van The Workbrand begeleidde het recruitmentteam bij deze aanpak. “Eigenlijk ontzorgde ze ons volledig, waardoor wij creatief konden nadenken en veel nieuwe inzichten opdeden.”
Deborah vertelt dat er bij Vliegbasis Woensdrecht alleen al zo’n 1.900 mensen werken, een aantal dat op termijn moet groeien naar circa 3.000. “Defensie groeit, niet alleen qua materieel maar ook in personeel. Vliegbasis Woensdrecht maakt deel uit van de Koninklijke Luchtmacht. Als Air Support Command ondersteunen wij militaire operaties. Dat doen we via een logistiek distributiecentrum, onderhoud aan helikopters en straaljagers en met een eigen meteorologische afdeling. Dit betekent dat we voor veel verschillende functies werven, zowel militairen als burgers: van administratief en logistiek medewerkers tot technici en docenten. Ook ons recruitmentteam groeit. Waren we een jaar geleden nog met vier, nu zijn we met tien corporate recruiters.”
Verbeteren van de candidate journey
Omdat recruitment een steeds belangrijker plek inneemt binnen organisaties, begonnen bij Deborah vragen te leven: wat gebeurt er tijdens de sollicitatieprocedure, wat kan beter en vooral: op welke momenten is contact met kandidaten belangrijk? Omdat een collega al goede ervaringen had met The Workbrand, was het contact snel gelegd. “In overleg met Thirza organiseerde zij drie candidate journey workshops, voor zowel de werving van militairen als van burgerpersoneel. Natuurlijk hebben we daarvoor eerst een paar keer samen gezeten. Het viel op hoe goed voorbereid ze was en hoe diep ze zich in onze organisatie had verdiept. Bovendien, het contact was warm en persoonlijk; als ik vragen had, was ze heel goed bereikbaar. Tijdens de workshops hebben we letterlijk elke stap van de kandidaat in kaart gebracht en besproken. Waaraan heeft de kandidaat behoefte? Welke vragen leven er? Hoe sluiten we daarop aan? Prettig was dat Thirza steeds kritisch en out of the box durfde te zijn en ons daadwerkelijk begeleidde in dit proces.”
Concrete verbeteringen uit de workshops
De winst van deze workshops? Veel inzicht, maar ook daadwerkelijke veranderingen. “We kregen niet alleen zicht op wat we doen, maar ook op de middelen die we inzetten (app, telefoon of mail) en op onze communicatiestijl, formeel of juist informeel. We hebben al een aantal zaken aangepast. Zo ontving een nieuwe collega tijdens de onboardingsdag een welkomstpakket. De uitreiking daarvan hebben we vervroegd naar de periode waarin iemand wacht tot de definitieve start. Zo creëren we een extra contactmoment. Een ander voorbeeld is het kaartje dat we sturen wanneer iemand niet door de eerste keuring komt en een herkansing krijgt. Verder onderzoeken we de inzet van Business WhatsApp, zodat we direct, persoonlijk én gestandaardiseerd kunnen communiceren met kandidaten. Kortom, we zijn volop bezig met de uitwerking van de uitkomsten. Sommige zaken hebben we vrij snel kunnen veranderen, voor andere veranderingen is een wat langere adem nodig.”
Jouw kandidaatreis ook in kaart brengen?
Bekijk onze Workshop Candidate Journey Mapping.
